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餐饮门店人事管理系统如何精细化管理

发布时间 : 2022-11-17 17:54:13 浏览量 : 5556

  100多家食堂,1000多名员工

  梅味轩餐饮创立于2005年,是宁波一家大型团膳餐饮管理企业,主要服务党政机关、企事业单位,是宁波市餐饮服务龙头企业、中国团膳优秀企业、中国餐饮著名商标、中国百强优秀企业、国家级餐饮行业优秀企业。

  梅味轩旗下共有120余家食堂,共有员工1300余人,代表客户有梅山管委会、宁波保税区管委会、大榭管委会、宁波市财政局、宁波电信、宁波环球航运广场等。

  面临痛点:信息不准确,工作效率低,管理不规范

  梅味轩管理着100多家食堂,1000多名员工,每天会产生大量的信息,通过传统的管理手段,信息的处理、传递难以准确而高效,这不仅会造成管理上的混乱,也会增加薪资发放等重要工作的难度。

  1、信息管理混乱。梅味轩使用Execl表格存储公司内部的各项信息与数据,因此会带来这几个问题:一,随着表格增多,信息查找极不方便。二,表格的内容经常会被修改,经过多次修改后,信息会发生错误,并很难恢复到正确状态。不准确的信息则会造成工作失误。比如,很容易错过续签到期的合同,增加用工不规范风险,漏发、错发员工生日补贴,降低员工体验,

  2、薪资核算效率低。信息混乱是一方面,梅味轩最大的痛点与难点,则是薪资核算难度大、工作量大。餐饮排班多样化,考勤规则也不相同;入离职人数多,岗位调动频繁,员工补贴项目多等,通过公式计算的个税与实际扣税不一致等等,导致无法再用传统的Execl核算薪资。

  梅味轩面临的问题,也是从基层发展起来的连锁餐饮企业普遍的问题,缺乏规章制度与管理规范,也没有相应的餐饮门店人事管理系统支撑,因此管理相对混乱、乏力。

  解决之道:通过数字化建立流程,提升效率

  2021年4月,梅味轩引入i人事,通过企业组织结构和业务现状进行梳理和评估,体系化整合组织、岗位、人员、考勤、绩效等项目,实现了对员工劳动力管理的效率的显著提升。在i人事项目团队帮助他们梳理人力资源管理流程及系统培训之后,他们的人力资源管理工作也获得了极大改善。

  完善的员工花名册,即时传递信息,加强员工管理

  i人事的花名册模块能完整记录与员工相关的所有信息,除个人基本资料外,员工从入职到离职的全生命周期,比如调岗、升职等所有信息,都记录在系统中。信息修改后,也能即时同步,过程数据还可以回溯。

  

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  完善的花名册功能,能够管理员工在企业内的全生命周期

  在i人事系统中,查询信息也相当便捷,选择相关字段即可。梅味轩的HR要了解某部门或某些员工的社保缴纳、合同到期情况,只需勾选相应字段,并不需要像此前那样,在繁琐的电子表格中查询。如果需要了解某位员工的成长履历、升迁时间,也可以方便地查询,而不是依靠人工记忆。

  即时、规范的信息管理不仅解决了梅味轩基本的信息混乱,同时也为梅味轩进一步提升管理效率打下基础。

  及时的系统预警与提醒功能,避免用工风险,提升员工体验

  现代餐饮企业非常注重用工规范,及时与员工签署合同就是体现之一。梅味轩有1300多名员工,每个月都有大量员工的合同即将过期,需要续签。在应用i人事之前,梅味轩通过Execl统计合同即将到期的员工名单,工作量大,很容易出现差错。而i人事系统则有合同预警功能,梅味轩的HR可以设置合同到期前一定时间内,系统进行提醒,届时,系统则会准时预警,因此能极大规避员工合同到期而未重新签订的风险。

  

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  生日及合同到期都可以及时提醒,此外,还可以设置其他提醒事项

  梅味轩不仅注重用工规范,也很重视员工体验,会给员工发放生日福利,之前通过Execl表格统计当月过生日的员工名单,同样易出错。而通过i人事的生日提醒功能,梅味轩的HR只需一键导出相应员工名单,再根据不同福利制度,发放生日福利即可。入职周年、生日祝福等信息也可以通过i人事App直达员工本人,不仅降低HR工作量,也提升了员工体验,使员工对梅味轩有更高认同度。

  薪资与员工信息、审批等功能关联,提升薪资核算效率

  在应用i人事系统之前,梅味轩通过Execl计算薪资,因为员工人数多、岗位多、出勤规则不同,补贴多样化、入离职人数多、薪资调整多,薪资核算成为梅味轩人力资源管理最大的痛点。i人事则实实在在改善了梅味轩的薪资核算。

  

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  薪资模块关联了薪资项目、数据采集、成本管理、工资单、薪资档案、薪资报表等

  首先是薪资核算。

  梅味轩的薪资分为三大部分,一,某运营大区自负盈亏,薪资核算由该大区负责人进行。二,总部核心管理层薪资由人力资源总监核算。三,普通员工薪资由薪资HR核算。此前的工作流程是,某个人核算完薪资,再将表格发给另一个人核算,而基于i人事系统,则能实现多人同时分工核算,极大提升效率。

  而此前在核算薪资时,需要在上月工资单的基础上,结合该月考勤表进行,既要将员工出勤数据录入薪资表,还要核对员工信息是否准确,是否有入离职员工等,延长了薪资核算周期。

  i人事系统详细记录了入离职员工信息,薪资核算之前,各大区员工信息很容易就能核算清楚,薪资计算时,只需要根据该员工名单,录入出勤数据即可,能提前节省大量前期工作。如果应用了i人事的考勤功能,员工出勤天数还会自动成为薪资计算的基础数据。而员工的各类补贴和通过审批后的薪资调整,也会通过系统自动加入薪资计算。

  在梅味轩,HR核算薪资后,需要将薪资表提交给用工部门审批,并经由总经理审批。之前HR需要根据大区将薪资表拆分成不同表格,分别提交给各大区负责人审批。应用i人事系统后,大区负责人只需要在系统上审核,而HR也可以设置大区负责人的审批范围,既能多人同时审批,提高内部协同工作效率,做到日清日结,同时也能避免某区负责人了解其他大区薪资情况。

  薪资审批后,梅味轩财务人员则可以根据i人事的“薪税通”功能,一键报税,减轻财务工作。

  价值产出:数字化智数报表,使餐饮企业迈向精细化管理

  餐饮行业通常都是草根企业,创始人、高管、员工成长自基层,企业管理缺乏流程及制度,通过i人事,内部信息能准确实时传递,为企业规范化、精细化管理提供保障。

  连锁餐饮岗位多,用工多元,连锁餐饮店24小时排班复杂,i人事灵活多变的排班与考勤功能则可以解决这一问题,而高效的审批功能也能极大提升审批效率。

  

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  考勤功能既有复杂的排班管理,也有考勤报表、考勤档案等,如果考勤异常,系统也会及时提醒

  更重要的是,i人事将员工信息、考勤、审批、薪资等功能进行有机结合,调整后的数据都能即时反映在薪资核算中,大大简化薪资核算的难度、工作量,有效解放HR。对这些功能的有效应用,梅味轩解决了信息混乱的问题,并使人力资源管理迈向新的台阶。

  但实际上,针对连锁餐饮,i人事还能提供更多价值,举例来说,连锁餐饮行业人员流动性强,对招聘需求大,i人事的招聘功能则可以帮助HR管理招聘渠道、招聘流程,储备备用人才,提升招聘效能。连锁餐饮需要经常培训员工,基于i人事培训功能,企业则可以建立线上学习、考试中心,使培训更方便快捷。

  

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  招聘模块不仅可以获取招聘渠道上的简历,还可以管理招聘过程,并生成相关招聘报表

  

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  培训模块的功能也很完善

  然而,餐饮企业要想有效扩大规模,管理就必须从草根时期的粗放式迈向现代的精细化,人力资源数字化则能有力地推动这个进程,为组织和业务赋能。

  i人事智能HR系统为餐饮企业提供了及时、统一、准确的考勤数据采集和统计,将HR人员从过往经常要统计复核数据的繁琐工作中解放出来,降低了管理和沟通成本,为餐饮企业劳动力决策收集了强有力的数据支撑,通过贯通数据信息共享,构建人事业务闭环流畅,全面提升公司人力资源管理效率,为企业科学决策,员工劳动力分析和人才管理发展提供数据支持!



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